再爆員工惡性盜用公司名義，賺盡個人錢財，難道沒有更好法子嗎？
透明化的文件管理策略－通信記錄備份
- 貌似忠良的員工，正在私自壟斷客戶的銷貨訂單，而你不知道？
- 員工在職場內的不法私密交流，完全沒有證據備份，而你不知道？
- 冒用公司名義，員工正在將公司劣質品外流，而你不知道？
請詳閱Plustek Inc.精益科技為您準備的資安小故事，一舉敲通員工盜用公司機密的迷思！
公司名稱：聯傑法律事務所
部門別：管理部
受訪者：梁文昭先生
成功帶來的效益：
- 節省費用：每個月租賃虛擬空間和企業郵件的費用
- 滿足：防火牆建構提供不必要的網路駭客入侵法務資料庫的麻煩
- 滿足：確保案情委託人的隱私和機密
- 只有自有郵件伺服器的律師事務所能保障郵件傳輸完全不假他人的狀況
『食品要管理、交通要管理、商品要管理，對於員工取閱機密文件的途徑，當然也要管理！企業主想安全省錢，資訊管理這部份，不能疏忽！』
某週二深圳公安局接獲XX工廠的報案，任職於業務部門的陳姓員工疑似盜取公司的 客戶資料，不但私自壟斷客戶訂單，更冒用公司名義將劣質品非法外流。XX工廠長久以來苦無具體證據，決定採用具有郵件備份的內部網管理系統，不僅完全阻絕 陳姓員工與互聯網的通信，並暗中錄下他與客戶協商的通訊郵件作為他不法通訊的佐證，進而對該名員工提出告訴.目前陳姓員工已交給公安處理。
早在半年前，XX工廠主管發覺陳姓員工的客戶訂單量不尋常地大量減少，但是以市場佔有率而言，陳姓員工負責的新商品仍是穩居前幾名。儘管當時心有疑慮，主管念在他出席情況正常，又殷勤地出差跑業務的份上，並無及時產生警惕，沒想到這個疏忽後來竟造成公司如此嚴重的損失。
林姓主任表示：『客戶的信息資源都是我們長期努力所創造並累積的重要資產，居然被內部員工私自壟斷訂單，甚至趁上班時間透過互聯網進行交易，令我們十分痛心。除了「諜對諜」的方式之外，難道就沒有更好的解決方法了嗎？』
沒有通信備份的存證，無法為公司發聲
陳姓員工坦承自己利用公司名義，在公司不知情的狀況下，對零散客戶謊稱由於正值促銷時期，可以透過他以遠低於市面上的價格採購最新商品。因為陳姓員工與客戶 往來的信件全是以公司電子郵件帳號往來，客戶不疑有他，於是向陳姓員工採買了大量非法販售的劣質品。這起弊案一直到公安調查工廠的通信備份郵件主機後，掌握到陳姓員工犯案的證據，案情才較為明朗。
另外，根據警方深入調查，身為倉庫管理員的王姓員工似乎也是內賊之一，他與陳姓員工在上班時間保持秘密通信，一同竊取客戶名單並販賣私有商品。案發後王姓 倉管員仍然辯稱他只是透過郵件與陳姓員工聯繫，以增進私人情誼，殊不知信件早已被通信備份系統存證，目前正被公安密切約談中。
對公司企業來說，「人」的管理，遠比電腦主機資料的管理來得困難許多。主機不容易被搬離到公司之外，而人的行動卻是公司難以規範的。為了有效預防在職員工舞弊，現代的公司企業逐漸具備建立完善內部網管理系統的觀念。藉由員工的專屬信箱的設立，一方面能提升與客戶接洽時的專業形象，在必要時也有效追蹤員工對外的郵件內容。
正是因為XX工廠沒有趁早執行這項決策，才遲遲無法檢舉陳姓員工利用外部免費信箱私自接單的行為；也多虧郵件備份主機，使陳姓員工與王姓倉管員壟斷訂單的惡行得以被揭發，真相也終能水落石出。
經過這次的案件，讓公司企業意識到網路管理的重要性，明白如何運用網路預防員工的舞弊行為，以確保公司的利益與形象不會輕易地為個別員工的行為所影響。
內部網路與資訊安全管理的重要性，不可忽視
半年前，公安再三出面呼籲，內部員工冒用公司名義以經營私人事業的惡質風氣充斥在社會當中，期盼各級公司不要輕視濫用互聯網通訊的影響力。
當xx工廠採用郵件備份的內部網管理系統，將內賊繩之以法的新聞見報後，許多公司開始意識到內部網管理系統的重要性，員工們在處理個人的信件時也變得更為謹慎了。
¶穩定性高、¶效能性高、¶安全性高，三高是一台中小型公司伺服器應該具備的條件
伺服器的功能直接在記憶體中執行、增加系統穩定、提高服務效能，除了紀錄檔及使用者資料，系統和程式精簡、減少系統漏洞、內建隔離式環境和防火牆。誰能勝任此工具呢？
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